FYCLS · Protección de datos personales

Política de tratamiento de datos personales

En FYCLS cuidamos los datos personales que nos confían clientes, interesados, proveedores y colaboradores. Esta política explica qué datos tratamos, para qué los usamos, cómo los protegemos y cómo puede ejercer sus derechos como Titular, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

1. Responsable del tratamiento

Razón social: FYCLS S.A.S. (en adelante, FYCLS)
NIT: 900.548.940-6
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Dirección: Cra. 28 Bis # 49A-07, Bogotá D.C.
Correo electrónico: clientes@fycls.com
Teléfono y WhatsApp: +57 333 735 6480
Sitio web: www.fycls.com

2. Alcance

Esta política se aplica a los datos personales que FYCLS trata en sus bases de datos y que recoge por cualquier medio: el sitio web y sus formularios, incluido el diagnóstico de TI en línea; el correo electrónico; WhatsApp; el teléfono; las reuniones y los eventos, y los contratos que celebra. Es de obligatorio cumplimiento para FYCLS, para sus colaboradores y para los terceros que traten datos personales por cuenta de FYCLS.

3. Definiciones

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: el que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como el que revela el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, o la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, y los datos de salud, de la vida sexual y los biométricos.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos o sobre el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del Responsable.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
Transferencia: envío de datos personales a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia.
Transmisión: comunicación de datos personales a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.

4. Principios

FYCLS aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Por eso trata los datos personales solo para finalidades legítimas que informa al Titular, con su autorización o en los casos que la ley permite, y los protege contra el acceso no autorizado, la pérdida y el uso indebido.

5. Datos que tratamos

Clientes y sus contactos: nombre, cargo, entidad, correo electrónico, teléfono y los demás datos necesarios para la relación comercial y la prestación de los servicios.
Interesados, incluidas las personas que piden el resultado del diagnóstico de TI en línea: nombre, cargo, entidad y su NIT, celular, correo corporativo y las respuestas del diagnóstico. Para la seguridad del servicio también se registran la fecha y la hora de cada solicitud y una huella cifrada de la dirección IP.
Proveedores, contratistas y aliados: datos de identificación y de contacto de las personas naturales y de los representantes y colaboradores de las empresas, y los datos tributarios, bancarios y de pago necesarios para la relación.
Trabajadores, aprendices y candidatos: datos de identificación, contacto, formación y experiencia, y los demás necesarios para los procesos de selección y para la relación laboral o contractual.
Visitantes del sitio web: datos técnicos de navegación, como la dirección IP, el navegador, el dispositivo y las páginas visitadas, necesarios para el funcionamiento, la seguridad y la medición del sitio.

Datos sensibles. FYCLS no pide datos sensibles en su sitio web ni en el diagnóstico. Solo los trata cuando son indispensables, por ejemplo en la relación laboral para cumplir obligaciones de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo, y con autorización explícita del Titular, quien no está obligado a suministrarlos.

Niñas, niños y adolescentes. Los servicios de FYCLS se dirigen a empresas y entidades, y FYCLS no recoge de forma intencional datos de menores de edad. Si llegara a tratarlos, lo hará con la autorización de su representante legal y respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

6. Finalidades

FYCLS trata los datos personales para:

Atender las solicitudes, consultas, cotizaciones y requerimientos que recibe por cualquiera de sus canales.
Enviar el resultado del diagnóstico de TI en línea con sus recomendaciones preliminares, contactar al Titular sobre ese resultado y ofrecerle servicios de FYCLS relacionados con el diagnóstico.
Verificar que cada solicitud provenga de la entidad que dice representar, por ejemplo confirmando el correo corporativo y cotejando el nombre, el NIT o el dominio con registros públicos de entidades, y prevenir abusos, fraudes y suplantaciones.
Cuando el Titular lo autorice, revisar información pública del sitio web y del dominio de correo de su entidad, sin ingresar a sus sistemas, para incluir una observación externa preliminar en el resultado del diagnóstico.
Celebrar y ejecutar los contratos con los clientes: prestar los servicios, dar soporte, facturar, gestionar la cartera y medir la satisfacción.
Enviar información sobre servicios, contenidos y eventos de FYCLS a quienes lo hayan autorizado. El Titular puede pedir en cualquier momento que no se le envíen más comunicaciones de este tipo.
Seleccionar, contratar y pagar a proveedores y contratistas, y gestionar la relación con ellos.
Adelantar procesos de selección y gestionar la relación laboral, incluidas la nómina, la seguridad social y la seguridad y salud en el trabajo.
Proteger la seguridad de la información, de los sistemas y de las instalaciones de FYCLS y de sus clientes.
Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender los requerimientos de las autoridades.
Elaborar estadísticas internas y mejorar los servicios, de preferencia con información agregada o anonimizada.

7. Cuando FYCLS actúa como Encargado

Al prestar servicios de infraestructura, ciberseguridad, continuidad, mesa de ayuda y plataformas tecnológicas, FYCLS puede acceder a datos personales de las bases de datos de sus clientes. En esos casos actúa como Encargado del tratamiento: trata los datos solo según las instrucciones del cliente, que es el Responsable, y para la finalidad del servicio contratado; guarda confidencialidad; aplica medidas de seguridad; no los usa para fines propios ni los comparte sin autorización, y al terminar el servicio los devuelve o los suprime, según lo acordado y lo que exija la ley. Las solicitudes de los Titulares sobre esos datos se trasladan al cliente Responsable.

8. Derechos de los Titulares

El Titular de los datos personales tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, en especial frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante FYCLS.
Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento. La revocatoria y la supresión no proceden cuando el Titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

Pueden ejercer estos derechos el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro.

9. Autorización

FYCLS pide la autorización del Titular a más tardar al momento de recoger sus datos y le informa qué datos recoge y para qué. La autorización puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, como marcar la casilla de autorización en un formulario del sitio web, y FYCLS conserva prueba de ella.

No se requiere autorización cuando la información la pide una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; cuando se trata de datos de naturaleza pública; en casos de urgencia médica o sanitaria; cuando el tratamiento está autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y cuando se trata de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10. Consultas y reclamos

El área de Atención al Cliente de FYCLS atiende las consultas, los reclamos y las solicitudes de revocatoria sobre datos personales por estos canales:

Correo electrónico: clientes@fycls.com, con el asunto «Datos personales»
Teléfono y WhatsApp: +57 333 735 6480
Dirección: Cra. 28 Bis # 49A-07, Bogotá D.C.

La solicitud debe indicar el nombre y el documento de identidad del Titular, la descripción de lo que pide, la dirección o el medio por el que desea recibir la respuesta y, si la presenta otra persona, el documento que acredita su calidad. Al reclamo se pueden adjuntar los documentos que se quieran hacer valer.

Consultas

Las consultas se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no es posible atenderlas en ese plazo, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de un deber legal, pueden presentar un reclamo, que se tramita así:

Si el reclamo está incompleto, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo se pedirá al interesado que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde ese requerimiento sin que presente la información solicitada, se entenderá que desistió del reclamo.
Si FYCLS no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, que se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El reclamo se atiende en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atenderlo en ese plazo, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

El Titular solo puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante FYCLS.

11. Seguridad de la información

FYCLS adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas el control de accesos por perfiles, las conexiones cifradas, las copias de seguridad y los acuerdos de confidencialidad con colaboradores y proveedores. Cada colaborador accede solo a los datos que necesita para su labor.

12. Cookies y tecnologías de terceros

El sitio web de FYCLS utiliza cookies y tecnologías similares, como etiquetas, píxeles y almacenamiento local del navegador, propias y de terceros. Las cookies propias permiten que el sitio funcione, conserve las preferencias del visitante y mantenga la seguridad de la navegación.

El sitio también incorpora tecnologías de terceros con fines de medición y de publicidad:

Google Tag Manager, que administra las etiquetas de medición y de publicidad del sitio.
Google Analytics, que entrega estadísticas agregadas sobre el uso del sitio.
Google Ads, que permite medir los resultados de las campañas de FYCLS y mostrar publicidad en los servicios de Google.
Píxel de Meta, presente en las páginas de soluciones a la medida, que permite medir los resultados de las campañas de FYCLS y mostrar publicidad en Facebook e Instagram.
Google Sheets, donde quedan registradas las solicitudes que se envían desde los formularios de esas páginas.

Estas tecnologías pueden recoger datos como la dirección IP, el identificador del navegador o del dispositivo, las páginas visitadas y la interacción con los formularios. Sus proveedores pueden tratar esa información como Responsables independientes, conforme a sus propias políticas, y en servidores ubicados fuera de Colombia. FYCLS no utiliza esa información para identificar individualmente a los visitantes del sitio.

El visitante puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador, y administrar la publicidad personalizada desde las opciones de anuncios de Google y de Meta. Si las bloquea, el sitio sigue funcionando, aunque algunas funciones pueden verse afectadas.

13. Proveedores, transmisiones y transferencias

FYCLS se apoya en proveedores tecnológicos para alojar su sitio web, su correo electrónico y sus herramientas de trabajo, cuyos servidores pueden estar en Colombia o en el exterior. Cuando esos proveedores tratan datos personales por cuenta de FYCLS, lo hacen como Encargados, bajo condiciones que les exigen confidencialidad, seguridad y el uso de los datos solo para el servicio prestado.

FYCLS solo transfiere datos personales a otros Responsables cuando el Titular lo ha autorizado o la ley lo permite. Las transferencias internacionales se hacen a países con un nivel adecuado de protección de datos según la Superintendencia de Industria y Comercio, o en los demás casos que la ley permite. FYCLS no vende ni alquila datos personales.

14. Conservación y vigencia de las bases de datos

FYCLS conserva los datos personales solo durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento y sus obligaciones legales y contractuales:

Los datos de quien pide el resultado del diagnóstico de TI en línea se conservan hasta por un (1) año desde la solicitud, salvo que antes se inicie una relación comercial o el Titular pida su supresión.
Los datos de clientes, proveedores y trabajadores se conservan durante la relación y por el tiempo adicional que exijan las normas laborales, comerciales, contables y tributarias.

Cumplidos esos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan. Las bases de datos de FYCLS permanecen vigentes mientras FYCLS desarrolle su objeto social.

15. Cambios en esta política

Los cambios sustanciales de esta política se publicarán en www.fycls.com y se comunicarán oportunamente a los Titulares antes de aplicarse. Si un cambio se refiere a la finalidad del tratamiento, FYCLS pedirá una nueva autorización.

16. Vigencia

Esta política rige desde el 12 de octubre de 2026.